Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Современные производственные предприятия работают в режиме многозадачности, что делает контроль рабочих процессов сложным. Руководители подразделений часто не могут следить за всеми операциями, соблюдением норм и правил безопасности вовремя и качественно. Однако, существует инструмент, который помогает оптимизировать процесс контроля - это чек-лист.

Чек-листы - это простые и удобные инструменты управления, которые экономят время работников и повышают эффективность труда. В этой статье мы расскажем, как правильно составлять чек-листы, каким образом они должны применяться в работе и какие существуют способы автоматизации контроля на основе чек-листов.

Контрольный список или, как его еще называют, чек-лист — это перечень задач, выполнение которых необходимо для достижения конкретного результата. Применение чек-листов не только упрощает процесс работы, но и существенно повышает ее качество. Особенно это актуально в области производства, где даже самое маленькое нарушение технологии может стоить компании очень дорого. Чек-листы позволяют сохранить полную сосредоточенность и контроль на всех этапах производственного процесса и исключить повторяющиеся ошибки в будущем.

Если вы до сих пор не использовали чек-листы на предприятии, то здесь вы найдете несколько причин, почему они могут быть весьма полезны:

• Чек-листы помогают не упустить ни одной важной мелочи; сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен;
• Чек-листы определяют четкие критерии оптимального результата по каждому пункту, что позволяет повысить качество выполнения работ;
• Постоянно практикуя применение чек-листов, руководители видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем;
• Четкий список задач хорошо мотивирует сотрудников, т.к. они знают, сколько времени должны потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются;
• Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться;
• Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново;
• Внедрение на предприятии системы чек-листов позволяет освободить ресурсы для решения более важных задач.

Чек-листы могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают и организовывать работу, и контролировать ее выполнение.

Чек-листы могут быть полезны на производстве в любых задачах, которые можно упорядочить и стандартизировать. Их использование помогает сохранять полную сосредоточенность и контроль на всех этапах работы, что существенно повышает ее качество. Если вы хотите повысить эффективность работы своей компании, рекомендуется внедрить систему чек-листов, которая позволит быстрее и лучше выполнять все задачи.

Разработка чек-листа является обязанностью руководителей подразделений и уполномоченных лиц, ответственных за рабочие процессы на производстве. Чек-листы также контролируют выполнение пунктов списка. Составление этого инструмента контроля на трудоемкое и сложное занятие. Однако, если следовать правилам и алгоритму, можно создать действительно эффективный чек-лист. При этом, нередко руководители допускают ошибки, которые вместо решения проблем создают их.

Алгоритм, который нужно использовать при написании чек-листа, включает в себя несколько этапов:

1. Разделение задач на этапы. Это поможет создать каркас списка. Например, руководитель департамента охраны труда и техники безопасности может разделить контрольный список на такие разделы, как "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочие процессы", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.
2. Детализация каждого раздела. Его можно разбить на отдельные подразделы. Например, в разделе "Электробезопасность" могут быть такие подразделы, как "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "Для работы с электроинструментом допускается только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами", и т.д.
3. Предвидение ошибок, которые могут быть допущены исполнителями на каждом этапе, и ввод соответствующих напоминаний в список.
4. Протестирование списка на практике.
5. Необходимость внести исправления и дополнения, если таковые требуются.

Во время создания чек-листа следует учитывать несколько простых советов:

• Не создавайте слишком длинные списки. В идеале в списке должно быть не больше 20 пунктов, а лучше всего шесть - восемь. Если задача слишком объемная, ее следует разбить на несколько этапов, и для каждого сделать свой чек-лист.
• Применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для правок, если вдруг потребуется внести изменения и дополнения.

Простейший чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы на производстве используются повсеместно. Однако, для упрощения и ускорения работы самих чек-листов, лучше всего использовать специальные приложения-конструкторы, которые помогут автоматизировать этот процесс с помощью мобильных устройств.

Фото: freepik.com